Как правильно делегировать задачи сотрудникам?

Делегирование — умение и привычка передавать часть дел, прав и обязанностей сотрудникам и подчиненным, которые принимают на себя ответственность​ за них. Что в делегировании важно? Первое: важно предупреждать обратное делегирование — ситуацию, когда сотрудники возвращают руководителю задачу, которую он поручил им. Второе — в делегировании важно, чтобы уровень сложности задачи соответствовал уровню сотрудника. Если задача для сотрудника слишком проста, это не делегирование, а занятие дельного сотрудника ерундой. Если слишком сложна — сотрудник не справится, делегирование не состоялось.

Уровни делегирования сложности задач:

1. Делегирование конкретных задач — самый простой уровень. Это когда вы говорите человеку: «Иди и сделай то-то вот так-то». Пример конкретной разовой задачи: «Вот тебе исходник видео, иди по инструкции обрежь начало и конец, где мы включаем и выключаем камеру. В процессе самого видео переконвертируй его в разрешение 640 на 480 кодеком MPEG4H264 и залей его наYouTube».

2. Делегирование процессов. Вы говорите: «А теперь эту задачу выполняй каждый день в 10.00 утра». В отличие от процесса, конкретная задача может быть типовая, но разовая: у нее есть начало и конец. А процесс — это повторяющаяся типовая задача, которую вам не нужно каждый раз ставить. Пример такого процесса: «С сегодняшнего дня вы каждый день заходите на сайт в админку, открываете раздел комментариев и модерируете, одобряете адекватные комментарии. Неадекватные удаляете. К последним относятся — необоснованные оскорбления, мат и прочая беспредельщина».

Как правило, в инфобизнесе на этом уровне работают техническая служба и клиентский саппорт. Там могут работать продвинутые товарищи, которых вы можете поднимать выше, если им интересно и они хотят развиваться, но: но базово они работают на уровне задачи процессов.

Грабли новичка — это когда вы процесс контролируете, как задачу. Каждый день даете одну и ту же задачу, хотя надо всего лишь описать один раз процесс.

3. Делегирование проектов. «А теперь нам нужно сделать такой-то большой проект, вот тебе ресурсы, цели, сроки — иди и делай».

4. Делегирование на уровне отдела. «Вот тебе отдел, такие-то в целом у нас системы, вот сотрудники. Нужно то-то. Отдел должен работать так-то и выполнять такие-то задачи. Иди работай».

5. Делегирование на уровне идеи. Вы говорите: «Слушай, нам надо замутить такой-то отдел, чтобы работал примерно так». Он отвечает: «Понял, пошел делать». Идеи — это когда у вас совсем отличный менеджер, который вас понимает. У него уже есть опыт работы с вами. Он приходит к вам только за уточнениями. На уровне идеи, скорее всего, вы вообще не сможете нанять человека. Его можно вырастить с предыдущего уровня.

Что касается уровня сотрудников, то низовые сотрудники обычно работают только по четким инструкциям, решая только конкретные задачи. На уровне идеи умеют работать только самые опытные сотрудники, выращенные вами же в вашей же компании.

Теперь решаем кейс. Предположим, вы наняли сотрудника, который отвечает на билеты в тикет-системе. И говорите: «Смотри, в эти дни могут приходить вопросы насчет нашего нового тренинга. Ты их все обрабатывай, качественно отвечай, всех заинтересовывай и объясняй». Это делегирование правильное? Нет. Эта задача слишком сложная, на уровне идеи, а формулировки слишком общие и абстрактные. Такое задание ваш новый сотрудник едва ли поймет так, как вам бы хотелось...

Соответственно, поставьте себе задание: определите, на каком уровне делегирования по факту находится каждый из ваших сотрудников. Не на каком бы вы хотели, а на каком на самом деле они готовы работать. А в связи с этим — перестройте работу с этим сотрудником на его уровень делегирования. Или — замените сотрудника!