Как контролировать сотрудников, которые работают удаленно

• Как обеспечить подстраховку, если не полностью уверены в сотрудниках
• Почему отсутствие реакции на работу удаленных сотрудников губительно для бизнеса
• Как разрешить сотрудникам работать удаленно

В 2008 году из-за кризиса я сокращала расходы рекламного агентства, которым тогда руководила. 80% сотрудников работают удаленно, а в офисе я оставила только трех человек.

Мне пришлось изменить стиль управления и побороть страх, что сотрудники дома будут бездельничать. Забегая вперед, скажу, что в офис ни я, ни мои подчиненные так и не вернулись, а сейчас я удаленно веду несколько проектов.

Расскажу о том, как я постепенно перестроилась на работу с удаленными сотрудниками.

Как Генеральному Директору настроиться на работу с удаленными сотрудниками

Шаг 1. Работа с подстраховкой

Первое время я всегда готовила запасные варианты. Меня не покидал страх, что я могу подвести клиента. Если отдавала задание внешнему исполнителю, то всегда подстраховывалась: рассказывала о задаче и сроках штатным сотрудникам, просила их быть готовыми быстро выполнить ее в случае форс-мажора.

Так, я сотрудничала с отличным дизайнером из Грузии, но пару раз у него в самый важный момент отключался интернет, и тогда я дублировала заказ другому сотруднику. Сейчас подстраховку не использую, так как доверяю сотрудникам. Хотя, не скрою, иногда это дается с трудом.

Шаг 2. Вдохновляющие письма

Я читала об одном эксперименте: сотрудников разбили на три группы; первую хвалили, вторую ругали, а на третью вообще не обращали внимания. Наибольшую продуктивность показали первые две группы, а самая низкая производительность была у третьей. Поэтому я каждый день пишу сотрудникам вдохновляющие письма.

Иногда меняю письмо на мотивирующие слова во время общей планерки. Форма взаимодействия значения не имеет. Главное – регулярно демонстрировать сотрудникам внимание к работе каждого из них.

Шаг 3. Задачи и чек-листы

В офисе я относилась к сотрудникам как к простым исполнителям. Платила заработную плату, говорила, что делать, и не спрашивала, удобно ли им и когда они смогут выполнить задачу.

С сотрудниками, работающими удаленно, отношения складываются по-другому. Любое задание – это мини-договор. Я использую электронную систему распределения задач: пишу чек-листы и заношу задачи в систему. Чек-листы – инструкция и описание последовательности действий сотрудника. Это облегчает передачу информации, помогает персоналу сориентироваться в ворохе дел. Это также полезный инструмент для систематизации мыслей руководителя, и я всегда сама пишу чек-листы для каждой из своих обязанностей.

До того, как подходит срок, уточняю, все ли понятно. Затем просто жду назначенного срока. Если проект многоэтапный, ввожу уменьшающий коэффициент за каждый день задержки выполненной работы по очередному этапу. Сотрудники получают оплату за выполнение проектов, если не выполнят, ничего не получат.

Если в процессе работы случаются ошибки – это повод пересмотреть бизнес-процессы или дополнить регламент работы персонала. Однажды я разрешила отправить письмо клиентам без согласования из-за срочности, думая, что там будет только мой текст. Сотрудники симпровизировали, в итоге одно слово содержало три ошибки! Письмо попало в массовую рассылку, в результате мне пришлось краснеть перед клиентами и объяснять, что произошло. Больше я регламент не нарушала. Кроме того, я понимаю, что, если сотрудник что-то сделал неверно, возможно, причина в том, что ему просто плохо объяснили задачу. Анализирую свои ошибки, корректирую их и делаю так, чтобы они больше не повторялись.

Шаг 4. Два эффективных способа мотивации удаленных сотрудников

Корректирующий коэффициент от выполнения задач. Задачи выполнены на 30%, значит, сотрудник получит 30% от зарплаты.

Похвала и дополнительная оплата, если нравится результат. Сумма может быть небольшой, сравнимой со стоимостью недорогого подарка. Но подарок вы по почте не перешлете, а дополнительные 200–300 рублей будут приятным бонусом для удаленного сотрудника.

Шаг 5. Компромисс между удаленным сотрудником и клиентом

Первое время клиенты не могли привыкнуть к тому, что работу для них выполняют удаленные сотрудники. Так, получив готовый макет, просили в этот же день организовать встречу с дизайнером, чтобы внести мелкие изменения. Поэтому мы ввели новую должность – доработчик. Именно этот сотрудник общается с клиентами в офисе и вносит в уже готовую работу небольшие правки.

Шаг 6. Отсутствие учета рабочего времени

Увидев, что сотрудники иногда выполняют задачи в три часа ночи, перестала нервничать. Какое мне дело до того, чем они занимаются, если задача выполнена в срок? Сама я тоже когда-то была наемным работником. И максимальную эффективность показывала в те моменты, когда сидела дома, например на больничном, и никто от меня не ожидал таких результатов.

Я благодарна кризису за то, что научилась работать удаленно. Сейчас для меня ситуация, когда сотрудник работает удаленно – привычное дело. Переехав в Москву, оставила в родной Тюмени несколько проектов. Я научилась распределять задачи и делегировать их выполнение, контролировать сроки. Сейчас от удаленной работы я получаю огромное удовольствие и стремлюсь, чтобы и сотрудникам было комфортно со мной работать.

Источник: https://www.gd.ru/articles/9298-sotrudnik-rabotaet-udalenno