Инструкция по использованию инструкций

01 октября 2022 г. в 21:30

Автор: Н.И. Козлов, профессор психологии

Основатель Университета практической психологии

Телеграмм-канал t.me/kozlovni

Инструкция — короткое и четкое перечисление действий, необходимых для достижения результата. Шире — руководство или порядок, в котором производятся действия, чтобы получить результат. В инструкции указывается, что вы должны получить и какие действия для этого произвести.

Если я дам вам инструкцию по приготовлению кофе, то она будет содержать точное изложение процессов или последовательность действий, необходимых для достижения желаемого результата. Инструкция может быть в виде коротких предложений, например: «Вставьте фильтр в кофеварку», «Насыпьте молотый кофе в фильтр», «Налейте воду в резервуар кофеварки», «Нажмите кнопку Start».

Фильм «Майор Пэйн»

Если распоряжение говорит, ЧТО должно быть сделано, то инструкция — КАК это делается. Чем четче инструкция, тем с большей вероятностью будет сделано то, что требуется. Чем более расплывчата инструкция, чем более она подразумевает «И так все понятно», тем с большей вероятностью она будет выполнена криво. Инструктировать нужно точно.

Инструкция — форма обращения делового формата. Говорить инструкциями постоянно в личной жизни — суховато, не сердечно, но говорить душевно без четких инструкций — значит нарываться на недоразумения.

Когда вы хотите поделиться информацией с умным и деловым человеком, это оказывается не всегда адекватно; чтобы люди вас лучше понимали, чаще свои желания формулируйте как точные инструкции: что вы от человека хотите. Пусть по форме это будут мягкие просьбы, а по сути — четкие инструкции.

Инструкции в отношениях Родители — дети

Отношения родителей и детей одновременно и не сводятся к инструкциям, и без инструкций невозможны. Инструкции — один из естественных и необходимых элементов в общении родителей с детьми. Простые и четкие инструкции нужно в отношениях с маленьким ребенком, который не понимает сложных вещей и витиеватых обращений; понятные инструкции будут очень полезны, когда ребенок с вашей помощью осваивает любое новое дело или хотя бы в первый раз делает трудное упражнение из домашнего задания; твердые инструкции даются родителям ребенку, когда ребенок пробует не послушаться родителей, пока те обращаются к нему мягким образом.

Инструктаж в работе руководителя

Инструктаж — естественный момент в работе любого руководителя. Как правило, инструкции необходимы в случаях, когда

сотрудник не знаком с ситуацией, где ему необходимо действовать,
сотрудник не расположен думать и разбираться самостоятельно,
слишком велика цена ошибки и необходимо гарантировать максимально точно выполнение.

Инструктаж обычно используется в процессе обучения новичка и постепенно, с приобретением сотрудником опыта, заменяется на другие формы взаимодействия, где сотрудник пользуется большей самостоятельностью и свободой.

Однако в некоторых организациях именно инструкции и команды являются почти единственным способом управления сотрудниками. Такой подход, как принцип руководства, основывается на следующих посылках:

Люди работать не хотят и не захотят. Работать их надо заставлять.
Лучший сотрудник тот, который не думает, а выполняет то, что сказано руководителем. Задача руководителя — создавать грамотные, то есть четкие, подробные и внятные инструкции.
Люди меняться не хотят и не захотят. Задача руководителя — найти нужного человека на нужное место и его там зафиксировать.

Такой подход иногда говорит о некомпетентности руководителя, о его неумении найти к людям подход, а иногда — о реализме и опытности руководителя, который вынужден работать с людьми немотивированными и низкой культуры (типаж — Исполнители). Как подбирать сотрудников, если компания работает именно в таком режиме? В соответствии с разработками Т.В. Гагина, все сотрудники делятся на четыре типа: