Эффективное совещание: быстро, умно и по делу

17 июля 2017 г., 10:42

Репортаж с поля боя ведет студентка Университета практической психологии:

​​​​​​​Совещания - прекрасное место для наблюдения за тем, что люди абсолютно не слышат друг друга и, что не менее, а может и более важно - даже не хотят слышать. На этом совещании тактичность и «синтонность» проявлял только владелец компании. Мужчины-топы большую часть времени молчали. Женщины… я даже не знаю как это назвать. В попытке доказать что-то, они готовы были вырвать друг другу волосы. Да и не только волосы. При этом они явно друг друга не слышали. Спорили по вопросам, которые иногда даже не пересекались между собой. Очень интересно было наблюдать за динамикой совещания — как накал страстей нарастал, доходил до пика и потом начинал угасать. Но в какой-то момент опять выходил на новый пик с чьей-то легкой руки, подбрасывавшей новое ведро горючего материала. Энергии у этих женщин столько, что хватит на то, чтобы поджечь новое Солнце!

Что вызывало новый виток взаимных обвинений и криков? Чаще всего это были обвинения в чей-то адрес: «Это ваш отдел ничего не делает», «Это ваши сотрудники делают что хотят», «Вы всегда воспринимаете все в штыки», «Вы никогда не хотите ничего делать». Не менее популярны были деструктивные вопросы с соответствующей интонацией: «Ну и кто это по вашему должен сделать?», «Ну и чем нам это поможет?», «Сколько можно повторять?», «Ну и чья это вина?»

Итогом 8-ми!!! часового совещания было решение, что один из отделов подготовит данные по поднятому вопросу и передаст их владельцу, а он решит, что с этим делать… И это было бы смешно, если бы не было так грустно. По моим прикидкам стоимость двух проведенных совещаний, переведенная на стоимость людей, в нем участвующих, около 250 тысяч рублей. Это суточный фонд заработной платы всего моего отдела в средне-сезонное время. Отдела, который обеспечивает товаром 270 магазинов сети, включая интернет-магазин.


Курс Н.И. КОЗЛОВА «ЭФФЕКТИВНАЯ КОММУНИКАЦИЯ»
В курсе 6 видеоуроков. Посмотреть >>

Итак: длинные совещания - убийство эффективного бизнеса. Как собираться по делу, решая вопросы по уму и быстро?

Лучшее совещание - подготовленное совещание. А это значит, что вам нужны Данные, нужно Видение результата и Рычаги влияния.

Ну, Сильные Фигуры, которые могут организовать нужное влияние.

Данные - собираете. Знакомитесь с сутью вопроса, собираете необходимые исходные данные и сведения, проводите неформальные консультации с людьми, которые могут или а) что-то знать, б) могут помочь или в) влиятельные фигуры, от настроения и мнения которых зависит итоговое решение. Теперь - размышления, анализ и продумывание стратегии... Постарайтесь прямо-таки проиграть возможные варианты развития событий на будущем совещании, прикиньте, кто что скажет в ответ на ваши предложения, кто будет за, кто против, почему, как обойти протесты и как заинтересовать главных людей вашим видением решения. Лучшее совещание то, итоги которого вы уже по сути знаете...

Теперь - собственно совещание. На совещание нужно собрать только нужных людей, никого лишних - отвлекают внимание, мешают. Если нужно создать деловую или теплую атмосферу, можно сделать чай и поднять теплые личные темы. Если все дельные и собранные, можно переходить к делу сразу: коротко в чем проблема, какая ситуация, что можно и нужно на ваш взгляд делать, что берете на себя, что ждете от присутствующих.

Совещание - это всегда обсуждение. Вот они, главные правила обсуждения, чтобы все было быстро и по делу:

  • Начинаем с конца. Лучшее высказывание - предложение готовой формулировки, которая могла бы войти в итоговый документ.
  • Тезисность речи. Говорю главное сразу, коротко и четко, в формате «Что делать».
  • Вопросы всерьез - только подготовленные.
  • Критикуя – предлагай или молчи. В крайнем случае – обозначай намерения: «Я не поспорить, но этого делать просто нельзя».
  • Реакция на любое мнение - тотальное Да. В сложных случаях - «Повтори – согласись – добавь».
  • На любое выступление – 1 минута. Все.

Если высказываетесь вы, дополнительно помните: чем четче, короче и наглядно вы все изложите, тем лучше. Подумайте, на что сделать акценты. Хорошее правило - рассказывая, думайте о конкретных формулировках и тезисах, которые должны остаться в головах людей, и смотрите в глаза: уже услышали, поняли? В сложных случаях, когда вашу мысль реально могут не понять, ее стоит а) нарисовать, б) спросить, как вас поняли, в) предложить задать вопросы и ответить на них.

Когда говорите о том, что можно и нужно предпринять, лучше предложить не один, а несколько вариантов. Важно: нужный вам вариант лучше поставить или первым, или последним в списке, в этом случае он привлекает максимальное внимание.

Помните правило Гомера: лучше всего располагать аргументы так, чтобы вначале звучали пара сильных и лучше рациональных аргументов, далее можно сослаться на один-два средних (но не слабых!) обстоятельства, а в конце дать один, самый сильный аргумент, и лучше эмоционального плана.

Если в предложенных вариантах опишите их плюсы и минусы, людям будет проще принять правильное решение.

Что касается принятия решения, то голосование - не лучшая и скорее вынужденная мера в эффективных совещаниях. Эффективнее, когда руководитель, обсудив все, принимает решение сам. Другой разумный вариант решения руководителя - назначение ответственных лиц (экспертов), которые соберут все замечания и доточат решение самостоятельно.



Комментарии (7):

Агеев Антон Геннадьевич, 20 марта 2014 г., 09:02
Здравствуйте, Николай Иванович! Любые действия приводят к результату. Знаю одну крупную бизнес компанию, в которой руководители любят проводить длинные совещания. Причем и в субботу, и в воскресенье. И при этом компания процветает. Правда при сильной вертикали власти. Хотя я с Вами соглашусь, компания работала бы более эффективно, если бы и совещания проводились "эффективно".
Гость, 17 июля 2017 г., 22:34

Психологос один из самых полезный порталов в рунете. Спасибо авторам за большое количество полезнейшей информации. Можете мне что-нибудь посоветовать. У меня сейчас много планов на жизнь, хочется прожить эффективно и счастливо. Но мой природный темперамент мне никогда на даст реализовать свои жизненные задумки. Как не пытался, но свой робкий, скованный, трусливый, неуверенный стиль поведения дольше чем на пару дней изменить не могу. Можно ли изменить то, что существует с тобой всю жизнь?

3 ответа
Козлов Николай Иванович, 19 июля 2017 г., 05:26

Развернутый ответ на ваш вопрос - моя статья "Можно">http://www.psychologos.ru/articles/view/mozhno-li-menyat-svoy-temperament-vop-zn-">Можно ли менять свой темперамент?"

1 ответ
Гость, 09 мая 2019 г., 05:13

Думаю, возможно, при условиях от тебя не зависящих. Попал в детдом, или стал инвалидом, старость тоже может, личные обстоятельства - развод, или наоборот, большой успех, который в корне вашу жизнь поменяет - выиграете очень много - как ракета флегма может залетать. Ведь раньше был намеренно нетороплив, спокоен - чтоб экономить, а тут адреналин и эндорфины могут темперамент подровнять.

Гость, 27 июля 2017 г., 08:52

Можно. Включите в жизнь больше спорта. Циклических видов спорта (плавание, бег, велосипед). Лучше утром. Это добавит энергии. Проверено. И поставьте цель, например, пробежать марафон. Поверьте, после этого уверенности добавиться. Многое будет восприниматься по-другому, время, расстояния и главное - "Что Все возможно!". Но это очень обширная тема, в коротком комментарии все не изложить.

1 ответ
Гость, 27 мая 2022 г., 12:59

Да, с робостью и неуверенностью лучше всего борется спорт. При чем контактные силовые виды спорта - единоборства. Они помогают вырабатывать нужные качества нервной системы. Следует отметить, что лучше всего работают те из них, которые работают на практике, то есть: борьба, бокс, самбо, дзюдо (айкидо, капоэйра и т.д. - работают хуже).

Гость, 09 мая 2019 г., 05:07

Да возможно. Я так сделала, создав себе тайм-менеджмент, который нужен - он более загружен. Потом я постепенно исключила и сделала пореже, не особо нужные (их делаю когда достигла цели медленно или быстро это как мне хочется. Смена занятий-отдых-хобби, новый договор, который заключается на велотрассе, в аквапарке, на теннисе). Энергоёмкие подстраиваю на растущую луну. Имея новую глобальную затею, чтоб время на неё найти - сплю и встаю пораньше - на рассвете. Зарядку, вод. процедуры и вместо пробежки бегу в магаз и покупаю свежую продукцию. Вода и витамины дома. Завтрак часто офис, тогда же совещание план на день. Учтите, что часам к 3-4 необходимо отдыхать горизонтальное, закрыть глаза и в тишине кислородом хорошенько подышать. Хлеб, сладкое - убрать. Едим за день раз 5. Всегда немного, чтобы было легко активно функционировать. После тихого часа - второе дыхание и семье, либо себе часик спокойно можно взять - читать, анализировать, играть на бирже, командировки просчитать, найти отели, или план логистики составить лёжа дома на диване - пробки переждать. И опять пахать ещё усиленно, в зависимости от завтрашнего хода дня условия подготовить, продумать, как задержек избежать. Забыть про приходить за киндером или машину мыть, к стоматологу и на массаж пораньше - пока вы привыкаете - они согласны ждать. Эти бытовые мелочи, пока вы будете решать, вся техника должна пахать. Пока массаж - машина моется. Пока в стоматологии - рагу в мультиварке варится, посудомойка и стиралка успевают. Вечером дома молочка фрукты - с ежедневником в руках план завтрашнего дня. Приоритеты ставим, все напоминания, и так каждый день, пока не выдастся благоприятное время (если сезон например - его нет), чтоб выходной взять, но конечно лучше выходным назвать командировку или дачу, чтобы баньку протопить - иммунитет, здоровье, эфирных масел подышать. И важно план писать от ваших биоритмов исходя. Растёт - луна новое воплощать, сложное самое успеть а убывает - остальное.

Материалы по теме:

Картинка к "Тотальное ДА"
26 окт. 2018 г.
Вы принимаете, что собеседник — не враг и не дурак, что в его словах есть какой-то здравый смысл и вы готовы его слышать. Вы говорите в первую очередь «Да» — всему, с чем согласиться возможно.
0Подробнее →
Картинка к "Формат обращения за помощью"
01 янв. 2010 г.
Если у вас появилась проблема и вы обращаетесь за помощью (к друзьям или близким, к руководителю или коллегам), то используйте следующий удобный для обеих сторон алгоритм...
Картинка к "Обозначение намерений"
01 янв. 2015 г.
Ваш собеседник, как правило, не в курсе, что у вас за ситуация и что вы от него хотите. Если вы хотите, чтобы собеседник вас лучше понимал, явно обозначайте свои намерения. Ты хочешь об этом поговорить? Ты хочешь узнать, хочу ли этот фильм посмотреть и я тоже? Или мне этот фильм нужно скачать? Или, если он у тебя на компьютере уже есть, просто напомнить тебе, что мы этот фильм хотели посмотреть вместе?
Картинка к "Подготовленный вопрос"
01 янв. 2008 г.
Подготовленный вопрос - вопрос внятный, в котором автор позаботился, чтобы другому человеку отвечать на него было легко.
Картинка к "Повтори, согласись, добавь"
10 сент. 2014 г.
Упражнение. ​​​​​​​​​​​​​​Первое - это определите предмет разногласия. Для этого - собеседник должен сформулировать свой тезис как-либо внятно, чтобы это был один тезис и чтобы его можно было повторить.
Картинка к "Правила убеждения"
01 окт. 2022 г.
Главные правила убеждения: контакт, подстройки, наглядность, чередование логичности и обращения к чувствам, метод Сократа, правила Гомера, - и апелляция к тому, что для человека всего важнее и интереснее.