Как обратиться к руководителю за помощью?

Конец месяца, срок уплаты налогов. Молодой специалист формирует платежное поручение с сильным завышением суммы налога к уплате в бюджет. Руководитель подписывает это платежное поручение. Платежка «уходит» на исполнение в банк, после чего вы (молодой специалист) свою ошибку обнаруживаете. Что делать? Без помощи руководителя тут не обойтись. Далее разговор с применением техники «Обозначение намерений» и «Подготовленный вопрос».

Я: «Г.А., у меня к вам важный и срочный разговор минут на 15 — 20.» Г.А: «Хорошо, предлагаю обсудить прямо сейчас!»

Я: Этап 1. (Введение в ситуацию на основании фактов.) Сегодня день оплаты налога на прибыль организаций и налог был перечислен в размере годовой суммы. Отсюда возникает большая переплата в бюджет.

Этап 2. (Что уже предприняли) 1. На данный момент отменить платеж не представляется возможным (уточнено в банке). 2. Есть точная сумма (рассчитанная и проверенная, и она превышает наши обязательства в 10 раз. 3. Рассчитаны риски и бонусы последствий этой переплаты для нашей организации.

Этап 3. (Варианты решений) Есть следующие варианты решений данной ситуации:

1. Оставить переплату в бюджет в отношении данного налога, ее хватит минимум на 5-7 лет (рассчитано на основании итогов нашей деятельности). Заявление на зачет суммы в будущих периодах по данному налогу сделаю.
2. Написать заявление в налоговую на возврат суммы переплаты (вернут, при этом есть риск камеральной/выездной проверки).
3. Написать заявление на зачет с другими налогами (заявление писать каждый раз, когда нужен зачет между другими налогами, есть риск проверки).

Этап 4. (Открытый вопрос руководителю!) Г.А., каким будет ваше решение? (... В данной ситуации руководитель выбрал оставить переплату в бюджет. Даже этому обрадовался).

Итак, у подготовленного вопроса, как правило, есть 5 этапов:

1. Введение в ситуацию на основании фактов;
2. Что уже предпринято;
3. Какими могут быть варианты решений вопроса (перечисление вариантов с кратким, тезисным описанием);
4. Предложить один из вариантов решения вопроса из 3 этапа или задать открытый вопрос собеседнику, что делать в данной ситуации;
5. Получив ответ, благодарим собеседника даже в том случае, если ответ вас не удовлетворил.

И еще раз: в конце разговора я сообщаю, что из разговора я взял — и благодарю собеседника. Спасибо!

Для чего это нужно?

Форму подготовленного вопроса знают не все, поэтому задача первая — с этой технологией познакомиться и научиться ею пользоваться. Неподготовленные вопросы снижают эффективность взаимодействия и просто раздражают. Если у руководителя подчиненные этой формочкой не пользуются — нужно обязательно их с этой технологией познакомить и сделать ее естественной частью корпоративной культуры.

Задавать подготовленные вопросы должны в первую очередь сотрудники, обращаясь к руководителю. Руководитель тоже может, обращаясь к сотрудникам, использовать эту форму, но это не самый частый случай. А вот в общении с коллегами и очень уважаемыми людьми эту форму стоит использовать всегда, когда уместно. Она — радует человеческие сердца и способствует быстрейшему решению вопросов!