Упражнение «Планирование времени»

Планирование времени нужно для организации эффективной работы. Если у вас хорошо построен план дня, то работать вы будете работать заметно эффективнее, потому что не будете отвлекаться на ненужные дела, и всегда будете знать, что вам надо делать в каждый конкретный момент времени.

С другой стороны, план нужен не всегда. Он нужен только тогда, когда есть шанс, что вы будете работать не эффективно. Планировать стоит утро, вечер, выходные. Стоит планировать рабочее время, когда оно зависит полностью от вас. Но при этом совершенно бессмысленно планировать время, которое и так уже распланировано за вас. Например, совещания или тренинги.

Планировать надо то время, когда у вас есть конкретный список задач, которые вам надо выполнить. Именно эти задачи нужно расставить по времени и написать каждой задача время её начала и время окончания. В идеале план дня должен непрерывно покрывать всё время, которое вы планируете. Например, утро, могло бы выглядеть так:

После того, как вы составили план, важно отмечать, как вы его выполняете. Когда вы начинаете делать очередное дело, отмечайте, во сколько вы реально начали его выполнять и во сколько реально закончили. Например, вот так:

После этого, чтобы работа по плану была максимально эффективной, надо отмечать, насколько эффективно вы выполнили каждое дело. Оценивать удобнее всего по 10-ти бальной шкале, например хорошо и качественно выполненное дело, это 8 баллов, а время, потраченное на бесцельный разговор по телефону – в лучшем случае 2 балла (ну хоть немного развеялись).

Тогда таблица становится такой:

Вечером нужно будет посчитать средний балл за день, это и будет итоговая оценка эффективности вашей работы сегодня. Средний балл 8 – это уже хороший результат, 9 – подвиг! Если средний балл ниже 7, то где-то вы халтурили, завтра стоит работать получше.

Выполнение

Составить план дня

В плане дня надо отмечать список дел, которые вы планируете, время начала и окончания дел. Планировать надо весь день с утра и до вечера, но можно не планировать те участки дня, когда всё уже запланировано за вас (например, когда вы на тренинге) или когда вы точно знаете, что будете работать эффективно.

Писать когда реально выполняли дела

Когда вы начнёте выполнять дела из плана, отмечайте реальное время начала выполнения и окончания. Это поможет потом оценить, сколько вы реально потратили времени на конкретные дела и насколько хорошо вы соблюдали план.

Оценивать эффективность работы

Когда вы выполнили дело, оцените его эффективность по 10-ти бальной шкале. Насколько качественно вы провели это время? Если вас отвлекли, но по делу, вы всё равно провели время с пользой. А вот если отвлекались на ерунду, тогда оценка будет уже пониже. Сервис это тоже важное занятие, если вы пообедали быстро, если максимально эффективно по времени погуляли с собакой – это высокая оценка. А вот пустота эффективное не бывает. Развлечение, лазанье в интернете, это в лучшем случае 2-3 из 10. Да, вы немного подняли себе настроение и развеялись, но это было не дело, это была пустота.

Оценивать соблюдение плана

Вечером оцените, насколько вы соблюдали план дня. Если вы утром написали план, а потом стали делать всё по-своему и план остался не у дел, то оценка 2-3. Если соблюдали план с точностью до минуты, то это уже твёрдая 10. Реально соблюдать план надо в среднем на 6-7, слишком сильно придерживаться его не надо. В течение дня постоянно появляются новые вводные, какие-то дела, оказывается, требуют больше времени, чем вы запланировали. Если вы выбились из плана, план всегда можно перестроить, план работает на вас, а не вы на план. Если получается соблюдать план на 10, это отлично, но в целом достаточно соблюдать план на 6-7.

Статистика:

• Планируемое время начала
• Планируемое время окончания
• Название дела
• Реальное время начала
• Реальное время окончания
• Оценка эффективности работы (по 10-ти бальной шкале)

… и так далее весь день.

Оценка плана дня:

Каждый день:

• Планировали ли день
• Писали ли план дня с вечера
• Средняя оценка эффективности работы за день

Раз в неделю:

• Оценка насколько соблюдали план дня
• Оценка насколько выработалась привычка планировать день

Требования к сдаче упражнения:

• Планировал не менее 24 дней из 28
• Планировал с вечера не менее 20 дней из 28
• Средняя оценка эффективности на 1-2 неделе не ниже 7
• Средняя оценка эффективности на 3-4 неделе не ниже 8
• Соблюдал план на 1-2 неделе не ниже чем на 6
• Соблюдал план на 3-4 неделе не ниже чем на 7
• На четвёртой неделе оценка насколько выработалась привычка планировать не ниже 8

Видеокурс проф. Николая Ивановича КОЗЛОВА 
«Внутреннее хорошо: убираем самоедство, живем на позитиве!»
В курсе 2 части по 6 видеоуроков. Посмотреть >>