Шеф, у нас проблема

01 марта 2019 г., 09:53

Автор: Александр Шемякин​​​​​​​​,предприниматель, коуч и бизнес-консультант

Ваша работа похожа на "геройский подвиг"?

Это когда от аврала к авралу. От одного сбоя к следующему. Наладили продажи, подкосило производство. Только выдохнули по части производства, сюрприз от бухгалтерии. Задержка отгрузки, срыв сроков поставки, застрял вопрос по сайту, уволился ключевой сотрудник (а вы этого совсем не ждали), возник кассовый разрыв и т.п. Если такого у вас более 30% стоит почитать до конца.

Откуда вырастают проблемы?

В 93% случаев из вашей же бизнес-системы. Это японцы заметили еще несколько десятилетий назад. И придумали достаточное количество грамотных инструментов. Один из них сегодня и рассмотрим. Уточню, в вольной авторской интерпретации. Мне кажется, на стадии развитии правильной культуры в компании надо ввести

Карточку «творческой задачи»

Что это такое? Для начала вводим правило №1. Проблем нет. Есть «творческие задачи». И очень «творческие задачи». Пусть ваш персонал приучится смотреть на проблему под углом задачи. А чтобы отличить плановые задачи от проблемных, обзовем их «творческими». Так проще, приятнее и легче. Всем, и вам в том числе.

Лимит по объему – до 1 листа А4

Больше – не рассматривать. В большинстве компаний можно уложиться и на А5 (половинка А4). И теперь понадобится правило №2: Любая «творческая задача» (проблема) требует ее описания на стандартной карточке «творческой задачи». Нет описанной карточки, нет обсуждения и помощи (от шефа) в решении. Переведу на общепринятый язык. Если сотрудник пришел к вам с устной проблемой, вы мягко по форме и жестко в принципе (согласно установленного правила)… Показываете ему на стопку готовых карточек «тв орческих задач» (напечатайте и положите на столе штук 10), просите выйти, заполнить и подойти для обсуждения в 14.00. И главная причина для этого:

Когда люди начинают писать, они начинают думать (чуть больше чем обычно)

Да и в хорошей системе (а мы же такую хотим создать) нужно «оставлять следы». Поэтому переходим к содержанию. Сразу оговорюсь, что эту же форму можно использовать для анализа предложений сотрудников. Что писать в карточке «творческой задачи»?

Суть проблемы (предложения): что произошло, коротко и по делу. Я бы ввел лимит в 2-3 предложения.

Причины проблемы: происходило такое раньше или столкнулись в первый раз. Что на ваш взгляд послужило причиной. Также 2-3 предложения, а то получите много «философии». Если это рассматривать в контексте предложения, то в этом блоке описывается «зачем внедрять то, о чем пишете ниже».

Предложения по решению: что предлагаете, чтобы решить вопрос. 3 варианта решения. План А, В, С.

Личное участие сотрудника в решении задачи. Что сделаю я, чтобы закрыть вопрос (внедрить предложенное). Что беру на себя и в чем нужна помощь других (в том числе руководства)?

Потребность в ресурсах: сколько надо денег, какие хотелось бы задействовать человеческие ресурсы компании и сколько все это потребует времени.

Последствия, если все оставить как есть. Может вопрос не стоит выеденного яйца?

Окупаемость и эффект от того, что предложенное будет сделано. Как можно использовать плоды ваших предложений в будущем? Окупятся ли вложенные деньги, потраченное время (сотрудников)?

Резолюция шефа: выбранный вариант решения, «в корзину» или «в жизнь», распоряжения для помощников по решению «творческой задачи», уточнение сроков.

По сути это письменное развитие техники «подготовленного вопроса»

И возможно вы заметили, что снова много подготовительной работы в части решения «творческой задачи» мы снова перекладываем на сотрудников. А как иначе? Вопрос возник на его участке, значит ему и улучшать бизнес-систему. Становясь ответственным, заботливым и эффективным Хозяином процесса.

Создайте и внедрите карточку «творческой задачи».

И пусть ваше руководство плавно переходит от «геройского подвига» к «системе». Хорошая новость, через 2-3 месяца работы по карточке ее можно будет утилизировать. Методология войдет в привычку.

Успехов во внедрении, коллеги!


Комментарии (1):

Гость, 23 августа 2019 г., 17:41

Не работает: 1) босс не заинтересован в анализе, к нему "приходить только с решениями" 2) проблема на стыке отделов, боссы не общаются друг с другом 3) даже если есть готовое работающее решение, оно отправляется "в корзину" как сложное.

Материалы по теме:

Картинка к "4 слоя изменений в компании"
01 окт. 2022 г.
Стены здания опираются на фундамент. Также и перемены в поведении ваших сотрудников (количестве довольных клиентов, клиентоориентированности, сумме среднего чека и т.п.) должны иметь под собой серьезное основание. Разберем пример.
0Подробнее →
Картинка к "Дао наведения порядка в компании"
01 мар. 2019 г.
Улучшение в любой из областей осуществляется по одной и той же технологии Последовательно, от простого к сложному.
Картинка к "Качественные сотрудники задают подготовленные вопросы"
01 окт. 2022 г.
Подготовленные вопросы любят все деловые люди, правда под этим имеют в виду две достаточно разные вещи. В деловом общении или на совещании подготовленный вопрос - это организационный вопрос, согласованный со всеми ответственными лицами, где уже все ясно и с ресурсами, и со сроками. Другое дело - ситуация общения, где сотрудник позаботился, чтобы другому сотруднику (или руководителю) на его вопрос отвечать было легко. В это статье мы говорим именно об этом случае, о коммуникативно подготовленном вопросе.
Картинка к "Можно ли сделать компанию робастной?"
01 мар. 2019 г.
Робастность - состояние, в котором характеристики системы (технологии, процесса) нечувствительны к воздействию дестабилизирующих факторов.
Картинка к "Перевод проблемы в задачу"
01 янв. 2006 г.
Не знаю, в какой вуз поступать — это проблема или задача собрать информацию, подумать и сделать лучший выбор из имеющейся информации?
Картинка к "Подготовленный вопрос"
01 янв. 2008 г.
Подготовленный вопрос - вопрос внятный, в котором автор позаботился, чтобы другому человеку отвечать на него было легко.
Картинка к "Руководитель-психолог-3: За что получает ЗП Руководитель?"
02 авг. 2018 г.
Свои тренинги для руководителей я часто начинаю с вопроса «А за что, коллеги, получает ЗП Руководитель?». Вариантов всегда очень много...
Картинка к "Руководитель-психолог-4: «Начальствовать» или руководить, подчиняться или сотрудничать"
06 авг. 2018 г.
Мой друг, читатель, как ты себя называешь - Руководитель или начальник? А твои люди - они подчиненные или сотрудники? Мелочи? А какие образы у тебя возникают в голове, когда ты эти слова слышишь? Пауза, прочитай их еще раз, представь.
Картинка к "Словарь вашей компании"
01 мая 2019 г.
«Компании-жертвы» ищут причины, чтобы что-то не делать.