Шеф, у нас проблема

Это когда от аврала к авралу. От одного сбоя к следующему. Наладили продажи, подкосило производство. Только выдохнули по части производства, сюрприз от бухгалтерии. Задержка отгрузки, срыв сроков поставки, застрял вопрос по сайту, уволился ключевой сотрудник (а вы этого совсем не ждали), возник кассовый разрыв и т.п. Если такого у вас более 30% стоит почитать до конца.

Откуда вырастают проблемы?

В 93% случаев из вашей же бизнес-системы. Это японцы заметили еще несколько десятилетий назад. И придумали достаточное количество грамотных инструментов. Один из них сегодня и рассмотрим. Уточню, в вольной авторской интерпретации. Мне кажется, на стадии развитии правильной культуры в компании надо ввести

Карточку «творческой задачи»

Что это такое? Для начала вводим правило №1. Проблем нет. Есть «творческие задачи». И очень «творческие задачи». Пусть ваш персонал приучится смотреть на проблему под углом задачи. А чтобы отличить плановые задачи от проблемных, обзовем их «творческими». Так проще, приятнее и легче. Всем, и вам в том числе.

Лимит по объему – до 1 листа А4

Больше – не рассматривать. В большинстве компаний можно уложиться и на А5 (половинка А4). И теперь понадобится правило №2: Любая «творческая задача» (проблема) требует ее описания на стандартной карточке «творческой задачи». Нет описанной карточки, нет обсуждения и помощи (от шефа) в решении. Переведу на общепринятый язык. Если сотрудник пришел к вам с устной проблемой, вы мягко по форме и жестко в принципе (согласно установленного правила)… Показываете ему на стопку готовых карточек «тв орческих задач» (напечатайте и положите на столе штук 10), просите выйти, заполнить и подойти для обсуждения в 14.00. И главная причина для этого:

Когда люди начинают писать, они начинают думать (чуть больше чем обычно)

Да и в хорошей системе (а мы же такую хотим создать) нужно «оставлять следы». Поэтому переходим к содержанию. Сразу оговорюсь, что эту же форму можно использовать для анализа предложений сотрудников. Что писать в карточке «творческой задачи»?

Суть проблемы (предложения): что произошло, коротко и по делу. Я бы ввел лимит в 2-3 предложения.

Причины проблемы: происходило такое раньше или столкнулись в первый раз. Что на ваш взгляд послужило причиной. Также 2-3 предложения, а то получите много «философии». Если это рассматривать в контексте предложения, то в этом блоке описывается «зачем внедрять то, о чем пишете ниже».

Предложения по решению: что предлагаете, чтобы решить вопрос. 3 варианта решения. План А, В, С.

Личное участие сотрудника в решении задачи. Что сделаю я, чтобы закрыть вопрос (внедрить предложенное). Что беру на себя и в чем нужна помощь других (в том числе руководства)?

Потребность в ресурсах: сколько надо денег, какие хотелось бы задействовать человеческие ресурсы компании и сколько все это потребует времени.

Последствия, если все оставить как есть. Может вопрос не стоит выеденного яйца?

Окупаемость и эффект от того, что предложенное будет сделано. Как можно использовать плоды ваших предложений в будущем? Окупятся ли вложенные деньги, потраченное время (сотрудников)?

Резолюция шефа: выбранный вариант решения, «в корзину» или «в жизнь», распоряжения для помощников по решению «творческой задачи», уточнение сроков.

По сути это письменное развитие техники «подготовленного вопроса»

И возможно вы заметили, что снова много подготовительной работы в части решения «творческой задачи» мы снова перекладываем на сотрудников. А как иначе? Вопрос возник на его участке, значит ему и улучшать бизнес-систему. Становясь ответственным, заботливым и эффективным Хозяином процесса.

Создайте и внедрите карточку «творческой задачи».

И пусть ваше руководство плавно переходит от «геройского подвига» к «системе». Хорошая новость, через 2-3 месяца работы по карточке ее можно будет утилизировать. Методология войдет в привычку.

Успехов во внедрении, коллеги!