Дао наведения порядка в компании

Улучшение в любой из областей осуществляется по одной и той же технологии

Последовательно, от простого к сложному. И не важно, что мы с вами хотим поправить: личное здоровье, спортивные результаты, продажи, бизнес-процессы, проектный менеджмент, финансовую плоскость, маркетинг, сервис или логистику.

Оптимальная последовательность будет примерно такой:

# Инвентаризация

1. Измерение и учет
2. Планирование
3. Бюджетирование
4. Оптимизация
5. Автоматизация

Вроде бы все интуитивно понятно. И все мы поступаем похожим образом. Казалось бы… Давайте посмотрим правде в глаза

Мы любим перепрыгивать и начинать с конца

Возьмем среднюю компанию, которой надо подтнуть направление «продажи». С чего она начнет по факту (сейчас мы не о том, как правильно)?

Мои предположения ниже:

• Побежит по рынку искать CRM-систему, чтобы вдруг все стало очень круто и хорошо. Схватится за автоматизацию. А процессы, культура и люди к этому не готовы. На выходе: не заполненные карточки клиентов, саботаж, слитый бюджет.
• Начитавшись умных книжек, начнет разделять лидогенерацию, продажи, клиентское сопровождение и сервис. Строить конвейерную систему привлечения и продаж. Начали оптимизировать, забыв про то, что не имеем нужных компетенций. Не знаем сколько нужно лидов, новых покупателей. Какая цена лида и нового покупателя нас устроит. На выходе: откат назад, потраченное время и деньги.

Спешим начать, чтобы потом бросить на полпути.

Вот так получается чаще, а стоило бы наоборот.

Неспеша запускать, сделав процесс маленьких улучшений естественным состоянием компании

Давайте разбираться с приведенным выше алгоритмом в 6 шагов. Какая область у вас хромает больше всего? Берите ее, поработаем вместе. Я с примером, вы со своей компанией.

Шаг 1: Инвентаризация направления

Понять, что имеете на старте, какие есть активы, что получается хорошо, что нужно поправить (добавить, изменить). Возьмем для примера виртуальный персонаж владельца ООО «Рога и копыта». И звать его будут Иван. У нашего героя начало сдавать здоровье. Стал чаще болеть, общее фоновое недомогание. Да и с продажами наблюдается падающий тренд. Имеем 2 направления для улучшения. Здоровье и продажи. Как провести инвентаризацию? Пройти обследование, а еще лучше «чек-ап» в хорошей клинике. Провести экспресс-аудит системы продаж, по итогам которого выделить 3 главных точки роста. На выходе: диагноз, что и как стоит лечить. Предположим по здоровью: переутомляемость, барахлит сердечно-сосудистая система, надо улучшать рацион, повышать физическую активность и менять распорядок дня. Идем дальше.

Шаг 2: Измерение и учет

«Нет того, что мы не измеряем» Ф. Овчинников. Раз уж решили взяться за здоровье, можно в качестве параметров мерять пульс (в покое, после нагрузки), давление, эмоциональный фон (по шкале от -5 до +5). А в продажах настроить простую панель управления: звонков (входящих, исходящих, результативных), встреч (первых, повторных, результативных), договоров подписанных, денег полученных, средний чек, конверсия, стоимость лида и покупателя и т.п. Назначаем ответственных, делаем чек-лист, меряем ежедневно, наблюдаем и налаживаем учет. Пройдет 2-4 недели, и мы уже готовы к

Шаг 3: Планирование

Увидел наш герой Иван, что пульс в покое в зоне 85 ударов в минуту. Давление 140/90. Явно многовато. А конверсия продаж около 6,7%. Когда средняя по отрасли выше 14%. Какие будут планы?

• Выйти на пульс в покое 70 ударов в минуту и давление до 130/80 (для начала)
• Наладить бег трусцой, сбаланировать питание (считаем калории, правильно комбинируем), поправить рабочий график (элементарно высыпаться)
• Поход в фитнесс-зал 2 раза в неделю по 1,5 часа, работа с тренером
• Прописать сценарий продаж, улучшить и выйти на конверсию более 12% через месяц

Была точка А (что имеем), появилась точка Б (куда хотим прийти). При этом плановый прирост опирается на итоги фактической оценки (как есть сейчас). И мы готовы идти дальше

Шаг 4: Бюджетирование

Прежде чем сделать что-то сверяемся с планом, начинаем жить по средствам и бюджету. Снова к нашему примеру, жизнь Ивана становится интересней:

• Не пожрать что попало и где попало. А сбалансировнный обед, хорошая сочетаемость блюд, нужное количество калорий. Не шмот мяса, а нужное количество… Согласно утвержденного бюджета.
• Спать не «как получится». А до 23.00 в кровати и с закрытыми глазами. После 20.00 без еды. В 7.00 размялся и на пробежку. Жизнь налаживается, учет и бюджетирование рулит.
• Привлечение (маркетинг) не по принципу «что понравилось». А чтобы сформировать поток из … посетителей в день целевых клиентов. У каждого сотрудника план по конверсии, не дотягивает – учим. Не учится – расстаемся.

Шаг 5: Оптимизация

ООО «Рога и копыта» уже сводит дебет с кредитом. Пошла чистая прибыль, динамика радует. Благодаря приложенным усилиям конверсия стала 14,5%. Пульс Ивана стабильно вошел в зону «до 70», а давление не выходит за 130/80. Что дальше:

• Бег трусцой меняем на полноценную пробежку, ставим задачу: пульс в районе 65, давление 120/75. Измеряем время прохождения дистанции, пульс во время пробежки.
• Налаживаем кросс-продажи в магазине с целью поднять средний чек на 20% и выше. Инструмент: матрица кросс-продаж, микротренинги с персоналом.
• Подключаем категорийный менеджмент, чтобы сократить объем товарных запасов и повысить маржинальную рентабельность на 5%. Инструмент: ассортиментная матрица, стандарты работы для закупщика.

Запускаем игру, которую я бы предложил включить в жизнь всем нам

Сегодня лучше, чем вчера

В чем-то малом, но лучше. В чем-то простом, но лучше. Это и есть оптимизация. И так каждый божий день, отдохнуть можно будет в воскресенье. Беретесь? А мы походим к следующему этапу:

Шаг 6: Автоматизация

Теперь Иван и его компания к этому готова. Да и сегодняшний мир нам дарит тонны возможностей по этому направлению:

• Можно приобрести умный электронный браслет. Например, Jawbone. И наладить автоматический мониторинг здоровья, соревновательность и подсказки.
• Пора выбирать CRM-систему и налажить ее под свои задачи. Готовы система, готовы люди!
• Можно подключить систему видеоаналитики, которая поможет улучшить мерчендайзинг (выкладку), считать количество посетителей и т.п.

Хочу заметить важный момент

Начиная с второго шага, каждый последующий встраивается в жизнь.

И становитесь сегодня лучше, чем были вчера.

Пусть в малом, но каждый день. Успехов, коллега.

Книга, которую стоит прочитать

Джефф Сазерленд и его книга «Scrum: Революционный метод управления проектами» поможет вам реализовывать проекты изменений в несколько раз быстрее и эффективнее.

Джефф изобрел свою методику, пытаясь справиться с недостатками классического управления проектами: людям редко удается работать слаженно, эффективно и быстро, большинство планов не выполняются (ни по времени, ни по ресурсам), подразделения и команды часто выполняют противоречащие друг другу задачи или дублируют их. Читайте, пробуйте и внедряйте!