Лучший способ расстановки приоритетов

24 июля 2000 г., 13:28

Автор: Дмитрий Романов

Выпускник Университета практической психологии

 

На Дистанции в Университете практической психологии мы прорабатываем различные методики самоорганизации и повышения эффективности. В том числе, как правильно расставлять приоритеты.

Зачем расставлять приоритеты.

Первая причина очевидная: для того, чтобы делать в первую очередь самые важные дела. Вторая причина менее очевидная: для того, чтобы в любой момент времени вы точно знали, какое дело вам сейчас делать. Чтобы не было выбора, ведь именно в момент выбора начинаются метания, отговорки, мысли вроде «Надо бы войти попить чаю» и так далее.

Долой метания, расставляем приоритеты.

Я хочу с вами поделиться моим авторским способом расставлять приоритеты, больше вы нигде не прочитаете про этот метод. На мой взгляд, это самый эффективный способ расставлять приоритеты, но у него есть один недостаток. - он требует знания высшей математики за второй класс, а точнее умение умножать и делить.

Итак, представьте что у вас есть список дел. Давайте я набросаю дел для примера:

  1. Снять видеоролик для сайта
  2. Заказать компьютерный стол
  3. Ответить на срочные письма
  4. Разобрать коробку в шкафу

Ну вот примерно такой список был взят мной с потолка. Дальше мы будем оценивать значимость каждого дела. Значимость будет складываться из трёх параметров:

  • Важность – насколько вообще важно делать это дело? Случится ли что-то страшное, если вы вообще решите его не делать? Как много зависит от его выполнения?
  • Срочность – насколько быстро нужно сделать это дело? Всё бросать и заниматься только им? Или если в течение недели сделаете, то в принципе нормально?
  • Сложность – насколько много времени потребует это дело? Нужно ли договариваться и взаимодействовать с другими людьми, чтобы его сделать? Насколько оно эмоционально и морально простое или наоборот сложное и неприятное?

Оцените все дела по этим трём параметрам по шкале от 1 до 10 в порядке Важность-Срочность-Сложность. В итоге у вам получится примерно вот так:

  1. Снять видеоролик для сайта 8 6 7
  2. Заказать компьютерный стол 6 2 3
  3. Ответить на срочные письма 7 9 2
  4. Разобрать коробку в шкафу 2 2 6

Итак, все дела оценены по трём критериям Важность-Срочность-Сложность, но пока расставить приоритеты не получится, потому что всё-таки не понятно, какие дела ставить в первую очередь, важные или срочные? Или может быть сначала самые простые, чтобы быстро их сделать и чтобы они не отвлекали?

Чтобы расставить приоритеты будем считать конечную Значимость каждого дела.

Значимость = Важность * Срочность / Сложность

Умножаем Важность на Срочность и делим на Сложность. Таким образом на самом верху у нас будут оказываться дела очень важные и очень срочные, при этом совсем простые. Ну а внизу наоборот. И тогда наш список станет таким:

  1. Снять видеоролик для сайта 8 * 6 / 7 = 6.9
  2. Заказать компьютерный стол 6 * 2 / 3 = 4.0
  3. Ответить на срочные письма 7 * 9 / 2 = 31.5
  4. Разобрать коробку в шкафу 2 * 2 / 6 = 0.7

Я воспользовался для подсчёта калькулятором и округлил значения до десятых, такой точности будет вполне достаточно. Так вот теперь мы видим, как легко расставить дела в порядке приоритета:

  1. Ответить на срочные письма 31.5
  2. Снять видеоролик для сайта 6.9
  3. Заказать компьютерный стол 4.0
  4. Разобрать коробку в шкафу 0.7

Самое приятное в этой процедуре, что в ней не требуется никакие сложных решений, есть готовый алгоритм, который всегда расставит приоритеты правильно. Ваша задача только адекватно оценить важность, срочность и сложность дела, дальше методика берёт всё на себя.

Расставьте этим способом приоритеты с том списке, который вы делали в предыдущем задании, чтобы убедиться, что это не только просто, но и конечный список получается вполне адекватным. На первых местах оказываются те дела, которые действительно разумно делать в первую очередь.

В гостях у ректора Университета практической психологии
  • Личная эффективность
  • Приоритеты
  • Автор Дмитрий Романов
  • Планирование

Комментарии (0):

Материалы по теме:

Картинка к "Упражнение «Планирование времени»"
24 июл. 2000 г.
Планирование времени нужно для организации эффективной работы. Если у вас хорошо построен план дня, то работать вы будете работать заметно эффективнее, потому что не будете отвлекаться на ненужные дела, и всегда будете знать, что вам надо делать в каждый конкретный момент времени
0Подробнее →
Картинка к "Как ставить приоритеты если задачи одинаково важные"
01 окт. 2022 г.
Часто бывает список задач, которые кажутся однородными, но на самом деле отличаются друг от друга по сложности, важности и другим параметрам. Если эти задачи предстоит делать последовательно, то вы будете работать значительно эффективнее, если отсортируете список по некоторому критерию. Тогда вы не будете тратить время на переоценку всего списка задач, при выборе следующей.
Картинка к "Каждому делу — свой приоритет"
01 окт. 2022 г.
Приоритет — порядок выполнения дел (действий) для достижения поставленной цели.
Картинка к "Матрица Эйзенхауэра"
01 янв. 1999 г.
Матрица Эйзенхауэра - один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Это четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно" и "Срочно - не Срочно". В первую очередь нужно делать дела важные и срочные, во вторую - важные не срочные, срочные не важные - делегируйте, не важные и не срочные - выкиньте.
Картинка к "Планирование"
01 окт. 2022 г.
Планирование — составление планов. Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение следующих этапов...
Картинка к "Планирование дня"
01 окт. 2022 г.
Проснувшись и пройдя через утро, почувствовав свое состояние, получив новые вводные и от домашних, и по работе, к моменту начала дел мы обычно понимаем, что сделанный вечером список дел нужно уточнить и дополнить. Заново напишите полный список всех дел на сегодня.
Картинка к "Уметь закрывать проекты"
06 февр. 2017 г.
Творец должен уметь убивать свои идеи: только что народившиеся, новенькие проекты, останавливать мысли о том, что и как можно ещё улучшить, развить.