Лучший способ расстановки приоритетов

На Дистанции в Университете практической психологии мы прорабатываем различные методики самоорганизации и повышения эффективности. В том числе, как правильно расставлять приоритеты.

Зачем расставлять приоритеты

Первая причина очевидная: для того, чтобы делать в первую очередь самые важные дела. Вторая причина менее очевидная: для того, чтобы в любой момент времени вы точно знали, какое дело вам сейчас делать. Чтобы не было выбора, ведь именно в момент выбора начинаются метания, отговорки, мысли вроде «Надо бы войти попить чаю» и так далее.

Долой метания, расставляем приоритеты

Я хочу с вами поделиться моим авторским способом расставлять приоритеты, больше вы нигде не прочитаете про этот метод. На мой взгляд, это самый эффективный способ расставлять приоритеты, но у него есть один недостаток — он требует знания высшей математики за второй класс, а точнее умение умножать и делить.

Итак, представьте что у вас есть список дел. Давайте я набросаю дел для примера:

1. Снять видеоролик для сайта
2. Заказать компьютерный стол
3. Ответить на срочные письма
4. Разобрать коробку в шкафу

Ну вот примерно такой список был взят мной с потолка. Дальше мы будем оценивать значимость каждого дела. Значимость будет складываться из трёх параметров:

• Важность – насколько вообще важно делать это дело? Случится ли что-то страшное, если вы вообще решите его не делать? Как много зависит от его выполнения?
• Срочность – насколько быстро нужно сделать это дело? Всё бросать и заниматься только им? Или если в течение недели сделаете, то в принципе нормально?
• Сложность – насколько много времени потребует это дело? Нужно ли договариваться и взаимодействовать с другими людьми, чтобы его сделать? Насколько оно эмоционально и морально простое или наоборот сложное и неприятное?

Оцените все дела по этим трём параметрам по шкале от 1 до 10 в порядке Важность-Срочность-Сложность. В итоге у вам получится примерно вот так:

1. Снять видеоролик для сайта 8 6 7
2. Заказать компьютерный стол 6 2 3
3. Ответить на срочные письма 7 9 2
4. Разобрать коробку в шкафу 2 2 6

Итак, все дела оценены по трём критериям Важность-Срочность-Сложность, но пока расставить приоритеты не получится, потому что всё-таки не понятно, какие дела ставить в первую очередь, важные или срочные? Или может быть сначала самые простые, чтобы быстро их сделать и чтобы они не отвлекали?

Чтобы расставить приоритеты будем считать конечную Значимость каждого дела.

Значимость = Важность * Срочность / Сложность

Умножаем Важность на Срочность и делим на Сложность. Таким образом на самом верху у нас будут оказываться дела очень важные и очень срочные, при этом совсем простые. Ну а внизу наоборот. И тогда наш список станет таким:

1. Снять видеоролик для сайта 8 * 6 / 7 = 6.9
2. Заказать компьютерный стол 6 * 2 / 3 = 4.0
3. Ответить на срочные письма 7 * 9 / 2 = 31.5
4. Разобрать коробку в шкафу 2 * 2 / 6 = 0.7

Я воспользовался для подсчёта калькулятором и округлил значения до десятых, такой точности будет вполне достаточно. Так вот теперь мы видим, как легко расставить дела в порядке приоритета:

1. Ответить на срочные письма 31.5
2. Снять видеоролик для сайта 6.9
3. Заказать компьютерный стол 4.0
4. Разобрать коробку в шкафу 0.7

Самое приятное в этой процедуре, что в ней не требуется никакие сложных решений, есть готовый алгоритм, который всегда расставит приоритеты правильно. Ваша задача только адекватно оценить важность, срочность и сложность дела, дальше методика берёт всё на себя.

Расставьте этим способом приоритеты с том списке, который вы делали в предыдущем задании, чтобы убедиться, что это не только просто, но и конечный список получается вполне адекватным. На первых местах оказываются те дела, которые действительно разумно делать в первую очередь.