Законы передачи работы на сторону

Вы наверняка слышали, что производительность в России ниже в 3-6 раз (по различным отраслям) в сравнении с другими странами мира. Возьмем пример. Стоимость строительства складского комплекса в Москве (на 2010 год) составляла 945 долларов за м2, против 245 $ в Париже (за последние 3 года ситуация не сильно изменилась). Это фрагменты из исследования McKinsey GI. Интереснее не эти цифры… А то, где лежит основной потенциал роста производительности. Опуская в сторону моменты с культурой, менталитетом, традициями, политической нестабильностью в России и т.п.

Основной инструмент повышения производительности – аутсорсинг.

Аутсорсинг - (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. Хочу заметить, что эту замечательную процедуру можно использовать не только в компаниях. В семье, для примера, можно отдать на аутсорсинг процессы уборки, пригот овления еды, некоторых вопросов ухода за детьми, закупки продуктов и т.п.

Так почему мы так мало используем аутсорсинг?

Ваше мнение, коллега. Набросайте прямо сейчас 2-3 варианта ответа на этот вопрос. Что думаю я об этом, глядя на себя, клиентов и партнеров:

• Большинство компаний плохо сами понимают свои процессы и то «как правильно». В итоге, при попытке передачи, чего-либо на сторону… Получается еще хуже. У себя можно было поправить ситуацию методом «геройского подвига». С внешним исполнителем воздействие по методу «командир сказал килограмм..» может не пройти.
• Горький прошлый опыт. Моя жена прекрасно готовит блины. При этом я, только в прошлую субботу, наблюдал что первый блин выходит «почти комом». Многие из нас попробовали внешнего исполнителя и обожглись. Дальше твердо решив для себя, что это не вариант.
• Отвратительный процесс взаимодействия с подрядчиком (тем, кому хотим что-то передать). Если вы думаете, что они за вас все сделают… Можете сильно огорчиться. Да, есть отдельные экземпляры. Профи своего дела, но их пока меньшинство. За вами в большинстве случаев останется: техническое задание, план-график проекта, механизмы отслеживания и контроля, мотивационная схема и т.п.
• Страх. Элементарный страх отпускать, делегировать, доверять. Стоит заметить, порой оправданный. Ведь не всегда люди делают то, что вы просили. Ведь иногда (частенько) действительно подводят по срокам и качеству. И мы становимся рабами собственных страхов…

И вместе с тем аутсорсинг шагает по России.

Мне попадаются все чаще вкуснейшие предложения: звонари (продавцы, отделы продаж) на прокат, привлечение клиентов «под ключ», логистика любой сложности, интернет-маркетинг на результат, автоняня, клининговые услуги… Все что пожелаете. Что далеко ходить за примером. В 2008 году у меня в компании «Энергия» был проектный отдел. В нем работало 11 человек. Из них 2 ГИПа (главных инженеров проектов) и 1 Руководитель отдела проектирования. Толковые ребята, честно скажу.
Но блин, вторая сторона медали.

Нужен офис, рабочие места, компьютеры, программное обеспечение, менеджмент (время вышестоящего руководства), фонд оплаты труда. Суммарные накладные расходы отдела составляли тогда от 400 000 рублей в месяц. Перевожу: любая выработка менее 400 000 рублей в месяц = убытки для собственников. Сколько сейчас у нас проектировщиков в этой компании? Ни одного. А вот средняя маржинальная рентабельность по этим видам услуг возросла почти в 2 раза…

Как сделать чтобы качество не падало при передаче работы на сторону?

Несколько простых советов, которые помогали мне и моим клиентам при работе с внешними исполнителями.

• Все начинается с хорошего технического задания. Возьмем простой пример: каждая вторая компания рано или поздно нанимала себе сайтостроителя. И как вы думаете, сколько из них были довольны результатом? А сколько (среди не довольных) имели хорошее техническое задание на этот сайт? Цели (для чего он вам), задача каждой страницы, структура, конверсия (целевое действие / посетитель), посещаемость, движок, метрики, требования к пользовательскому интерфейсу, администрированию и т.п. Без хорошего ТЗ провал вам гарантирован.
• Рассматривайте варианты. Возьмите себе за правило получение предложений от 3-х исполнителей в отрасли. Рассылаете свое техническое задание, в ответ получаете предложение (оферту).
• Поинтересуйтесь репутацией исполнителя у его клиентов. Кто лучший рекомендатель? Тот, кому что-то Уже делал ваш потенциальный исполнитель. Попросите номера 3-х клиентов и отзывы довольных покупателей услуги. Позвоните и спросите сами.
• Проведите конкурс (открытые торги) с кандидатами на исполнителя. Я сам участвовал в торгах (как исполнитель) на подряд для «Руссоль» в г. Оренбург. Цена контракта была снижена с 29 до 22,5 миллионов рублей за 15 минут! Мы организовывали конкурсы для себя и клиентов. Результаты всегда были от 20 % и ниже (относительно стартовой цены). Что такое хороший конкурс – отдельная большая тема для письма.
• Разработайте и подпишите хороший договор. Помните, что стороннему исполнителю тоже нужна мотивация. Не балуйте людей 100% авансами. Подумайте как (и за что) можно премировать, а с другой стороны санкционировать за нарушения обязательств. Включите это в условия вашего сотрудничества.
• Создайте и согласуйте план-график реализации проекта До начала работы. Разбейте на простые, измеримые шаги все работы. Пусть это сделает ваш подрядчик или вы сами.
• Выработайте стандарты для еженедельного отслеживания прогресса и контроля. Держите руку на пульсе, назначьте ответственного за взаимодействие с подрядчиком.
• Имейте резервный план. Перевожу на русский язык. Вам нужен резервный подрядчик, план Б. Если что-то пойдет не так, будьте готовы сменить исполнителя.

Пробуйте, пробуйте, пробуйте...

Проведите анализ последней удачной (или не совсем) попытки передачи работы на аутсорсинг по 8 пунктам выше:

1. Что было упущено или не сделано совсем?
2. Где были пробелы и можно было сделать лучше?
3. Чтобы вы изменили, если бы сегодня попробовали передать такую работу на сторону?
4. Разработайте техническое задание если такие работы вам еще предстоят в будущем.