Формат/Не формат

Форматирование сотрудника – святая обязанность эффективного руководителя

Знаете, что делают с жестким диском компьютера, когда на нем накапливаются ошибки и часто возникают сбои? Его (жесткий диск) форматируют. Эта процедура применяется как для профилактики, так и для «лечения». Может и нам с вами (как руководителям) попробовать что-то в этом роде и включить в управлеческий арсенал.

Что такое Формат?
Формат — форма поведения, обязательная для определенного круга ситуаций. Предположим вы открыли новую компанию и начали формировать коллектив сотрудников в количестве 7 человек. Что из нижеперечисленного будет для вас (и ваших коллег) нормой поведения:

1. Приходить на работу, когда захочется. Можно в 9.00, а если на дорогах пробки так и 9.35 не смертельно.
2. Поделиться с каждым встречным всем тем, что накипело и задело вас по дороге в офис. Ведь много же интересных тем: пробки, новости с Украины, сосед–тунеядец, муж-неряха.
3. Выполнять все поручения качественно и в срок. О прогрессе своевременно сообщать непосредственному начальнику.
4. Заботиться о том, чтобы быть в ресурсном, бодром и позитивном расположении духа в течение всего рабочего дня. А может и все 16 часов активного времени суток?
5. Вместо прямой критики формировать предложения и помогать в решении коллеге «по цеху».
6. Бояться всего нового и демонстрировать это окружающим. А что делать… Вот такая я трусиха.

Каждый из нас, быстро может распределить каждый пункт по двум полочкам: «норма» или «не норма». Или по-другому «формат», «не формат». Давайте продолжим начатую работу, и я предложу вам заполнить 3 строчки таблицы ниже:

Для вас и вашей компании на сегодня:

А почему я?

Это не мои обязанности. Этого нет в моей должностной инструкции. Пусть лучше это сделает Маша… Или что-то в этом роде. Вроде бы такая мелочь. Ну высказал человек недовольство, немного пошумел. С кем не бывает… Вот только руководитель, который все это допускает

Подрывает и разлагает трудовую дисциплину

Сам и своими руками. Как говорят военные: «Срыв боевого дежурства начинается с не подшитого подворотничка». Если это перевести на мирный язык

Проваленные задачи и проекты, начинаются с невнимания к Формату

И нам с вами нужно воспитывать в сотрудника позицию «Я могу». А когда в воздухе повисает вопрос, кто возьмется за эту сложную задачу. Вокруг вас должен быть лес рук и горящих глаз иницитивных сотрудников. Без вариантов.

Нужен ли хорошему руководителю Формат в семье?

Перенесемся к вам домой. Туда где пахнет вкусным ужином и раздается радостный смех ваших детей. Как бы вы распределили по группам «Формат/Не Формат» следующие ситуации:

1. Рассказать муже (жене) о трудном, ужасном, скучном рабочем дне и вашем (по этому поводу) испорченном настроении. С самого порога и с соответствующим (драматическим) выражением лица
2. Поддерживать в порядке свое настроение и помогать в этом другим (детям, жене, теще, которая зашла в гости). Погода в доме в течение всего дня: солнечная, позитивная, заботливая и одновременно требовательная (к Формату).
3. Отвечать за свое состояние здоровье, не смотря на «вспышки гриппа», сезон дождей, рост заболеваемости ОРВИ и т.п. Заболел – не скулить и не делать себя центром Земли. А организовать бодрое и наискорейшее выздоровление.
4. Начинать день с бодрости. Подняли себя, помогли деткам.
5. Завершать день благодарностью, вспомнив все хорошее что сделали для вас эти замечательные люди. Нежно обнять, поцеловать и сказать жене на ушко: «Какая же ты у меня замечательная».
6. Если возмущаешься и не согласен: бурчать, кричать, истерить и заполнять собой на 100% окружающее пространство. Пусть восторжествует справедливость!

Допишите прямо сейчас по 3-5 пунктов, что для вашей семьи попадет в таблицу «Формат/Не Формат». А я снова поделюсь своим фрагментом: Хороший руководитель создает на работе, в семье, среди друзей

Одновременно требовательную и заботливую атмосферу

В которой главное – дело. В которой хочется жить, развиваться и делать себя и свою жизнь лучше. Через себя, через личный пример. По средствам четких, простых и понятных правил. Согласны? Тогда пора рассмореть

Типичные ошибки при работе с Форматом:

• Формат не определен в голове лидера коллектива. А он (лидер) должен быть в любой группе больше 2-х человек включительно. Это относится к семье, рабочей группе, компании, коллективу друзей.
• Воспитанием и поддержанием Формата никто не занимается. Процесс отдан на самотек. Я же продекларировал, теперь все должны (почему-то) вдохновиться сами моей замечательной идей… Узнаете, описанное выше «А почему Я?»
• При нарушении Формата не следует никаких реакций. Корректирующих действий и ответных шагов от лидера, если другие «пропустили».
• Задается не совсем реальный (сложный, трудновыполнимый) для сегодняшней стадии развития группы Формат. Широко шагать, штаны порвешь.
• Двойные стандарты. Шефу – можно, вам (сотрудникам) – нельзя. Так дело скорее всего не пойдет или быстро упрется в стену сопротивления.

И самую серьезную ошибку на этом пути я допускал сам в свое время.

Идем от сложного к простому.

А надо от важного (фундаментального) и простого к сложному. Важным (фундаментом) в формате я бы назвал 2 компоненты: формат тела и интонаций. Хотите хорошее упражнение? Запишите на камеру ваше ближайшее совместное мероприятие. Планерку, оперативку, совещание. Оптимально, чтобы сотрудники об этом не знали и вели себя естественно. Посмотрите, что получилось, обратив внимание на то:

• Как сидят ваши коллеги? Это бодрое, собранное и послушное тело. Или аморфная масса, развалившаяся на стуле и живущая собственными эгоистическими интересами.
• Как общаются ваши сотрудники? В голосе звучит ответственность, энергия и желание сделать дело. Или же летят претензии, требования к окружающим, критика и негатив. Как из мусоропровода.

Очень интересная картина получается. И в большинстве компаний эти картины похожи на «Бурлаки на Волге» или «Вакханалия». Ну да ладно, я надеюсь это не про нас с вами. И нам

пришло время разобрать алгоритм управления форматом на начальной стадии:

• Определите «Формат/Не Формат» для семьи и работы. Пусть в каждом направлении у вас появится список-таблица из 5-9 пунктов. Напишите прямо сейчас и дайте вылежаться в течение суток.
• Пересмотрите на следующий день, поправьте и отшлифуйте наработки. По каждому пункту у вас должна быть четкая картинка. Как это можно увидеть? Услышать, потрогать, почувствовать. Есть или нет. Формат или не формат? Плечи опущены, сутулишься – не Формат. Королевская осанка, спина прямая – Формат.
• Обсудите и продайте эту идею своей супруге (супругу), ключевым сотрудникам и другим руководителям. Устройте совещание, по итогам которого список может притерпеть не большие изменения.
• Выберите 1 пункт для внедрения. Идите от простого и важного к сложному. Я бы на 1 пункт выделял 5-7 дней. После этого выводил бы его в фоновый режим и подключал следующий.
• Повесьте напоминалку на видном месте. Например, на холодильнике. Как минимум 2-3 раза в день будете сталкиваться. Точно не забудете.
• Начните с себя, оставив все окружение в покое на 2-3 дня. Почувствовали сами границы «формат/не формат», можете заниматься воспитанием окружающими.
• Запаситесь терпением и начинайте аккуратно, методично и день за днем воспитывать «формат» в своем окружении. По 1 пункту в неделю. Требовательно и с заботой. Мягко по форме, жестко в принципе. И если ваш сотрудник развалился на стуле… Поправьте его: «Михаил, будь добр. Сядь ровно и убери в сторону телефон». Пауза, прямой и требовательный взгляд в глаза Михаила. Дождитесь изменений, подкрепите одобрительным взглядом и кивком после получения результата. При этом будьте готовы, что в начале будет сопротивление.

Как сказал кто-то умный, как мне кажется Н.И. Козлов

Сильным быть легко, становиться сложно

А чтобы вы увидели, что делает формат я бы рекомендовал вам пересмотреть фильм «Дьявол носит Прада». Обратите внимание какой Формат создала у себя в компании героиня Мерил Стрип (Миранда). А самое главное, как меняется в этом «Формате» ее новая сотрудница. Которая на входе была мягко говоря «Не в формате».

Определитесь и управляйте Форматом, коллега.

Три слоя форматного пирога

Ставим тело, корректируем поведение, формируем эффективные установки

Именно так я бы предложил работать с Форматом. Своим, а потом уже своего ближнего окружения. Аккуратно, шаг за шагом, осваивая слой за слоем. Чтобы было легче разбираться предлагаю разделить Формат на 3 блока:

• Телесный формат
• Поведенческий формат
• Формат установок

Пойдем по порядку. И начнем с тела.

Предлагаю для лучшего восприятия 2-х минутный эксперимент. Встаньте и посильнее ссутльтесь. Так чтобы спина (а не грудь) стала колесом. Опустите плечи, приоткройте рот (разомкнув зубы), сделайте печальное выражение лица (вспомнив что-нибудь грустное из последних событий). Безвольно опустите (на сколько это получится) плечи и руки. Посмотрите в пол и присогните колени… Вздохните (тяжело, как-бы охая). И с жалобной интонацией на выдохе скажите: «Я – хозяин собственной жизни». Что, не очень-то получается? С таким-то телом.А теперь попробуем наоборот. Почувствуйте твердый пол под ногами, выпрямите колени. Расправьте плечи, поднимите руки на урове груди. Вдохните радостно полной грудью. Настройте королевскую осанку и включите величественность. Улыбнитесь, подняв голову и настроив взгляд на уровень второго этажа. Присядье 5-10 раз. А затем бодро, весело и громко крикните: «Я чувствую себя ужасно!». Опять что-то не так?

Не удивительно, тело рулит и у большинства из нас доминирует.

И если наш сотрудник развалился на стуле во время планерки, сделал туповатый взгляд (расслабив мышцы вокруг глаз) и уткнулся в свой телефон… Управлять им будет не просто. А точнее, не поправив тело – малоэффективно и не рентабельно. Равно как и наоборот.

С форматным телом быстро ладится дело!

Так что с ним и работать стоит в первую очередь. Возникает вопрос, что отнести к телесному формату:

• Осанка
• Походка
• Интонации голоса
• Выражение лица
• Взгляд
• Положение тела во время общения
• Жесты
• Общий рисунок движений

А дальше наша любимая таблица «Формат/Не Формат»

Поведенческий формат в бизнесе:

Предупреждаю сразу, разделить некоторые установки и поведение можно с сильным натягом. Но для простоты модели я на это решился. Взять, к примеру, пунктуальность. С одной стороны, это установка: «Пообещал – сделал». С другой стороны, она проявляется в устойчивом поведении. Прихожу вовремя, делаю обещанное в срок, записываю обещания в ежедневнике. К чему ближе? К поведению или установке? Ведь можно рассуждать и прийти к выводу, что в основе поведение. И оно сформировало установку. Но так как мы люди деловые, проблема «курицы и яйца» для нас не критична. Так что встречайте:Давайте себя оценим. Дальше даем таблицу «Чек-лист» с критериями оценки…

Формат установок:

Самый глубокий и сложный слой. К нему приступаем в последнюю очередь… Нужны подводки (главы) по каждому пункту.

• Доминирующая позиция восприятия: от 0 «Слепота шаблона» до 5 «Ангела»
• Позиция «Автора» или «Жертвы»
• По этикотипу: Творец, Паразит, Романтин или Потребитель
• По линейке деловой ответственности как минимум «Ответственный сотрудник»
• Результатник или процессник?
• «Человек-организм» или «человек разумный»

Возможно дать (на подумать):

• Шкалу -5 до +5 по каждой характеристике формата. Это уже серьезный труд. Что если подключить студентков УПП?
• Тогда можно будет работать и оценивать

Схема работы:

Ставим тело – поправляем привычки – формируем поведение — улучшаем установки.И получаем рентабельного сотрудника. Конкуренты обзавидуются.Дальше надо давать методологию.

Формат	Не формат
Поддерживать теплую и заботливую атмосферу вокруг, сохраняя требовательность к «Формату»	Ворчать, ходить с недовольным лицом, опущенными плечами. Безответственно относиться к собственному душевному фону
Следить за своим здоровьем, поддерживая правильный рацион питания и выделяя от 30 минут в день на спорт (зарядку)	Охать, ахать, сетовать на упадок сил. Есть (жрать) что-попало, запивая это таблетками от изжоги и т.п.
Любить, проявляя радостную заботу о других (жене, детях). Ставить во главу угла интересы семьи и дела, а не собственное «хочу»	Требовать особого внимания к своей персоне, манипулировать с целью получения личных выгод
Аспект поведенческого формата	Идеальный «Формат»	Совсем «Не формат»
Осанка	Королевская осанка и расправленные плечи, отведенные немного назад	Сутулая спина (знаком вопроса) и опущенные плечи (поданные скорее вперед)
Походка	Здесь (по таблице) ваше поле Николай Иванович
Интонации голоса
Выражение лица
Взгляд
Положение тела во время общения
Жесты
Общий рисунок движений
Аспект поведенческого формтата	Идеальный «Формат»	Совсем «Не формат»
Пунктуальность	Всегда ставит разумные сроки и укладывается в них. Опоздание – зло, придит на встречи вовремя. Если вдруг опаздывает, предупреждает заранее.	Откладывает дела, срывает сроки постоянно. Опазывает на встречи, совместные мероприятия и работу
Ответственность	В запуске трудного дела это смелость инициативы, уравновешиваемая разумной осторожностью: прежде чем взяться за дело, взвешивание своих возможностей: справлюсь ли? Не подведу ли? В продумывании дела — внимательный расчет, в исполнении — обязательность, в финале — ответственность за результат. Если же дело оказалось не сделано и негативные последствия наступили — чувство ответственности за дело проявляется в готовности признать свои ошибки и за наступившие последствия нести наказание, либо при необходимости платить (временем, усилиями, репутацией, а когда нужно и деньгами) за неудачу.	Предлагает и приступает к реализации инициатив без предварительного обдумывания и взвешивания возможностей. Часто переоценивает свои возможности. Рискует без необходимости.
Активность	Действует без длительной раскачки и напоминаний. Приложит усилия сам к тому, чтобы сделать как можно быстрее.	Сопротивляется, действует неохотно. Требуются постоянные «волшебные (и не только) пинки».
Инициативность	Ищет новые подходы и решения, проявляет креативность в большинстве ситуаций.	Сопротивляется инициативам и нововведениям. Сам не делает никаких предложений. Чужую инициативу поддерживает по распоряжению руководства.
Конфликтогенность/ синтонность	Синтонный (созвучный). От общения с ним настроение улучшается, партнерские отношения строит в русле конструктивного взаимодействия, настраивает на позитив.	Конфликтогенов в речи более 70%. Общаться сложно, не приятно, долго и дорого (не рентабельно). Агрессивен, враждебен. Провоцирует конфликты.
Структура речи (по содержанию)	Тезисная речь: подводка (обозначение намерений) -тезис-аргумент-иллюстрация-вывод (инструкция).	Вода, эмоции и чувства, треп не по делу. Говорит много и не по делу.
Аналитика	Анализирует произошедшие события, выявляет причинно-следственные связи, продумывает шаги вперед, обладает системным, стратегическим мышлением.	Не может выделят причинно-следственные связи между событиями. Воспринимает только разрозненные факты. Не анализирует события, действует «как сказали», «как принято», «как все»
Самостоятельность	Ищет и находит решения даже для сложных и нестандартных задач.	Неспособен сам решать поставленные задачи. Ждет решений от других
Результативность	Все действия построены в единую цепочку для достижения результата. Как минимум 90% задач завершаются результативно.	Развивает бурную деятельность или бездеятельность, не приводящую к результату или уводящуюю в сторону.
Эмоциональная устойчивость.	Эмоционально зрелый, устойчивый, невозмутимый. Способен трезво рационально оценивать сложные ситуации и качественно работать в условиях стресса.	Эмоции управляют. Избегает требований действительности, невротически утомляемый, раздражительный, эмоционально возбудимый. Чувствительный, эмоционально нестабильный, легко расстраивается
Аспект формата установок	Идеальный «Формат»	Совсем «Не формат»
Доминирующая позиция восприятия	От 3 и выше позиции восприятия	0 или 1-ая позиция восприятия
Автор/Жертва	Автор	Жертва
Этикотип	Творец или Потребитель (как минимум)	Романтик или Паразит
По линейке деловой ответственности	Ответственный сотрудник, Руководитель, Директор, Владелец	Иждивенец
Результатник/процессник	Результатник	Процессник ???