Как правильно делегировать задачи сотрудникам?

09 февраля 2016 г., 07:39

Автор: Н.И. Козлов, использованы материалы А. Парабеллума

Делегирование - умение и привычка передавать часть дел, прав и обязанностей сотрудникам и подчиненным, которые принимают на себя ответственность​ за них. Что в делегировании важно? Первое: важно предупреждать обратное делегирование - ситуацию, когда сотрудники возвращают руководителю задачу, которую он поручил им. Второе - в делегировании важно, чтобы уровень сложности задачи соответствовал уровню сотрудника. Если задача для сотрудника слишком проста, это не делегирование, а занятие дельного сотрудника ерундой. Если слишком сложна - сотрудник не справится, делегирование не состоялось.

Уровни делегирования сложности задач:

1. Делегирование конкретных задач - самый простой уровень. Это когда вы говорите человеку: «Иди и сделай то-то вот так-то». Пример конкретной разовой задачи: «Вот тебе исходник видео, иди по инструкции обрежь начало и конец, где мы включаем и выключаем камеру. В процессе самого видео переконвертируй его в разрешение 640 на 480 кодеком MPEG4H264 и залей его наYouTube».

2. Делегирование процессов. Вы говорите: «А теперь эту задачу выполняй каждый день в 10.00 утра». В отличие от процесса, конкретная задача может быть типовая, но разовая: у нее есть начало и конец. А процесс – это повторяющаяся типовая задача, которую вам не нужно каждый раз ставить. Пример такого процесса: «С сегодняшнего дня вы каждый день заходите на сайт в админку, открываете раздел комментариев и модерируете, одобряете адекватные комментарии. Неадекватные удаляете. К последним относятся – необоснованные оскорбления, мат и прочая беспредельщина».

Как правило, в инфобизнесе на этом уровне работают техническая служба и клиентский саппорт. Там могут работать продвинутые товарищи, которых вы можете поднимать выше, если им интересно и они хотят развиваться, но: но базово они работают на уровне задачи процессов.

Грабли новичка – это когда вы процесс контролируете, как задачу. Каждый день даете одну и ту же задачу, хотя надо всего лишь описать один раз процесс.

3. Делегирование проектов. «А теперь нам нужно сделать такой-то большой проект, вот тебе ресурсы, цели, сроки – иди и делай».

4. Делегирование на уровне отдела. «Вот тебе отдел, такие-то в целом у нас системы, вот сотрудники. Нужно то-то. Отдел должен работать так-то и выполнять такие-то задачи. Иди работай».

5. Делегирование на уровне идеи. Вы говорите: «Слушай, нам надо замутить такой-то отдел, чтобы работал примерно так». Он отвечает: «Понял, пошел делать». Идеи – это когда у вас совсем отличный менеджер, который вас понимает. У него уже есть опыт работы с вами. Он приходит к вам только за уточнениями. На уровне идеи, скорее всего, вы вообще не сможете нанять человека. Его можно вырастить с предыдущего уровня.

Что касается уровня сотрудников, то низовые сотрудники обычно работают только по четким инструкциям, решая только конкретные задачи. На уровне идеи умеют работать только самые опытные сотрудники, выращенные вами же в вашей же компании.

Теперь решаем кейс. Предположим, вы наняли сотрудника, который отвечает на билеты в тикет-системе. И говорите: «Смотри, в эти дни могут приходить вопросы насчет нашего нового тренинга. Ты их все обрабатывай, качественно отвечай, всех заинтересовывай и объясняй». Это делегирование правильное? Нет. Эта задача слишком сложная, на уровне идеи, а формулировки слишком общие и абстрактные. Такое задание ваш новый сотрудник едва ли поймет так, как вам бы хотелось...

Соответственно, поставьте себе задание: определите, на каком уровне делегирования по факту находится каждый из ваших сотрудников. Не на каком бы вы хотели, а на каком на самом деле они готовы работать. А в связи с этим - перестройте работу с этим сотрудником на его уровень делегирования. Или - замените сотрудника!




  • Управление
  • Автор Н.И. Козлов

Комментарии (0):

Материалы по теме:

Картинка к "Делегирование: от мечты к реальности"
29 нояб. 2017 г.
Эх, если бы дела делались без нас, сколько бы у нас освободилось времени! 
1Подробнее →
Картинка к "Делегирование ответственности"
01 окт. 2022 г.
Делегирование ответственности - поручение ответственности другому лицу того, за что отвечаешь сам. Для практических целей организации людей и групп людей на достижение результатов ответственность полезно не делить, а умножать. Если вы ее делегировали (передали), с вас это ответственность не снимает. «За выполнение приказа отвечает тот, кто его отдает» - Устав Вооруженных Сил. Ответственность не может делиться (между несколькими людьми), она может только умножаться. Если мой ребенок не сделал уроки, то за это отвечаем мы оба, и я, и ребенок, и не пополам, а по полной.
Картинка к "Как контролировать сотрудников, которые работают удаленно"
04 июл. 2017 г.
В 2008 году из-за кризиса я сокращала расходы рекламного агентства, которым тогда руководила. 80% сотрудников работают удаленно, а в офисе я оставила только трех человек.
Картинка к "Метод 500 равно 300 плюс 200"
01 окт. 2022 г.
Время дня очень похоже на шкаф с полочками, а в каждую полочку при всем желании можно уложить только определенное количество вещей. Каков объем вашего шкафа? Подсчет следующий. Рабочий день — обычно это 500 минут. Если вы сегодня спокойно работаете в офисе, то из 500 планируйте как свою собственность только 300 минут. Со временем эту норму можете уточнить, но реальность обычно такова.
Картинка к "Обратное делегирование"
01 окт. 2022 г.
Обратное делегирование - ситуация, когда сотрудники возвращают руководителю задачу, которую он поручил им. Любая фирма, каждый отдел — это государство в миниатюре, и вопрос о власти в этом государстве всегда решается очень конкретно: где-то руководитель — уверенный Король среди уважаемых подданных (сотрудников), а в соседнем отделе Шеф — реально Слуга, помыкаемый окружающими его Королями (сотрудниками).
Картинка к "Работа руководителя"
01 окт. 2022 г.
Традиционно считается, что работа руководителя состоит из следующих основных блоков: 1) Планирование, что подразумевает видение будущего и множество абсолютно творческих и непредсказуемых вопросов, где нужно быть и в курсе международной политики, и стоимости коммунальных услуг. 2) Кадры. Это подбор, воспитание и увольнение кадров, а в ситуации, когда кадров стабильно не хватает, работать не с кем - снова простор для творчества.
Картинка к "Руководитель"
01 окт. 2022 г.
Руководитель - тот, кто определяет людям работу в рамках данной ему власти. Основные функции руководителя: 1) Планирование - процесс постановки целей и поиска оптимального способа их достижения. Результат этого процесса – понятный и реалистичный план действий. 2) Оперативное управление: распределение задач, распоряжения - задания подчиненным с учетом их обязанностей и способностей.
Картинка к "Руководитель-психолог-2: В лес за «ГРИБами», или 4 типа готовности сотрудников к работе"
02 авг. 2018 г.
В большинстве книг и тренингов первым шагом взаимодействия с сотрудником считается постановка задачи/делегирование функции.
Картинка к "Руководитель-психолог-5: 12 шагов эффективного делегирования"
07 авг. 2018 г.
Проанализировав на чужих и своих тренингах, а также в своей карьере руководителя, сотни примеров поставленных в том или ином виде задач, я выявил основные ошибки, приводящие к срыву выполнения задачи.
Картинка к "Управленческая компетенция"
01 окт. 2022 г.
Управленческая компете́нция - под этим словосочетанием понимают личное или деловое качество, навык, модель поведения, владение которым помогает успешно решать определенную управленческую задачу и добиваться высоких результатов. Отсутствие той или иной управленческой компетенции у человека снижает его компетентность в управленческой сфере. Чем большее количество управленческих компетенций есть в арсенале руководителя, тем более компетентным управленцем он является.